La mayoría de los problemas y quejas tanto dentro, como fuera de la empresa surgen de una mala comunicación. La comunicación deficiente a menudo se debe a la escasez o falta de comunicación. En otros casos, es causa de la mala calidad del mensaje o la forma en la que nos expresamos.
Hay muchos elementos a tener en cuenta a la hora de comunicarnos, estos son trece pasos que puedes utilizar como un “checklist”, que te guiarán por el proceso de comunicar un mensaje, sea quien sea tu interlocutor y el medio que utilices para comunicarte.
13 pasos para una comunicación efectiva
Estos pasos te ayudarán a comunicarte de manera efectiva, tanto si eres un ejecutivo de alto nivel, como si eres vendedor, si estás hablando con tu jefe o con un cliente. Repásalos antes de realizar tu próxima comunicación.
1. Ten un objetivo claro de tu comunicación
La clave en este primer paso es detenerse y pensar qué mensaje estás tratando de transmitir y cómo puedes maximizar los resultados de tu comunicación. ¿Qué quieres conseguir con esa comunicación?
2. Decide qué forma de comunicación es la más adecuada
¿Es más apropiado comunicarse verbalmente o por medios escritos? ¿Deberías enviar un correo electrónico, descolgar el teléfono o visitar a la persona con la que te quieres comunicar?
3. Prepárate para tu comunicación
Asegúrese de contar con todos los datos que necesitas y prepara lo que quieres decir. Da prioridad a los distintos puntos que quieres tratar y ponlos en orden de mayor a menor importancia. Además de prepararte para transmitir tu mensaje, prepárate para cómo será recibida esa información. ¿Cuáles son las posibles reacciones y cómo responderás a ellas?
4. Sé directo y específico
Use la menor cantidad de palabras posible mientras das todos los detalles necesarios. Incluye quién, qué, dónde, por qué, cómo y bajo qué condiciones.
5. Aporta datos cuando sea apropiado
Apoyar la comunicación con datos ayudará a que todos entiendan el mensaje. Esto también favorecerá que tu mensaje se perciba como más fiable y veraz.
6. Siempre que sea posible, comunícate directamente con la persona o personas a las que deseas transmitir tu mensaje
Cuando le pides a alguien que pase la información a otra persona, tu mensaje no tendrá el mismo impacto que si lo entregases tú mismo. Con el peligro, además, de que el mensaje pueda ser ligeramente diferente, o muy diferente. Además, puedes llegar a darle al destinatario la impresión de que no es lo suficientemente importante como para tomarte el tiempo de entregar el mensaje personalmente.
Valora la importancia del mensaje. Si el mensaje es importante, entrégalo tú mismo, si no es de gran importancia, puedes delegarlo, pero asegúrate de que la persona que finalmente entregue el mensaje tenga claro lo que intentas transmitir.
7. Cuando quieras que alguien haga algo, pregunta directamente
Pídele que lo haga, explica cuál es el objetivo de la tarea y hazle saber porqué la tarea es importante. Cuando pides de esta manera, muestras consideración por la otra persona y le haces sentir importante. Como resultado, la persona generalmente hará un mejor trabajo. Encontrarás más información sobre cómo delegar de manera efectiva en mi ebook que puedes descargar aquí.
8. Comunícate a menudo
La falta de comunicación puede generar problemas. Cuando no te comunicas con alguien, comienzas a separarte lentamente de esa persona.
9. No evites comunicar malas noticias
Una de las mayores quejas es la falta de comunicación. Dejar que se enteren por otros de las malas noticias solo empeorará la situación. La gente se da cuenta cuando las cosas no van como deberían ir, y aunque no les gustará escuchar malas noticias, la mayoría lo apreciará.
10. Si tienes que comunicar un problema, inicia la conversación con soluciones
Si la situación te coloca en una posición en la que necesitas comprometerte, conoce de antemano lo que estás buscando, hasta qué punto estás dispuesto a ceder, y lo que estás dispuesto a aceptar.
11. No discutas, ni busques culpables
Adopta un enfoque de equipo y ponte del mismo lado de la mesa que aquellos con los que te estás comunicando. Brinda el beneficio de la duda siempre que sea posible.
12. Toma notas, si corresponde
Cuando se trata de algo simple, probablemente no necesites tomar notas; sin embargo, a menudo las comunicaciones pueden volverse complejas rápidamente. Toma notas y léalas para asegurarse de que las entiendes correctamente.
13. Actúa sobre la comunicación lo antes posible
El mensaje está más claro en tu mente inmediatamente después de que la comunicación ha tenido lugar. Si esperas durante varios días para actuar, o incluso varias horas, puede descubrir que has olvidado partes cruciales de la conversación.
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